Privacybeleid

Privacybeleid

HeyLuna (HeyLuna Global)

Versie: maart 2026

Van toepassing op: heyluna.nl en alle bijbehorende diensten

1. Inleiding

HeyLuna, handelend onder de naam Hey Luna Global (hierna: „HeyLuna”, „wij” of „ons”), hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van haar klanten, gebruikers en bezoekers.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden via onze website (heyluna.nl), onze diensten en alle communicatiekanalen die door HeyLuna worden beheerd of aangeboden.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en overige toepasselijke Nederlandse en Europese privacywetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

HeyLuna (Hey Luna Global)

E-mail: info@heyluna.nl

Website: heyluna.nl

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

HeyLuna verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de diensten die worden afgenomen:

Identificatie- en contactgegevens:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Bedrijfsnaam en functietitel

• Factuuradres

Communicatiegegevens (via de dienstverlening):

• Inhoud van telefoongesprekken, berichten en chatconversaties die via onze systemen worden verwerkt

• Reviewteksten en reacties

• Berichten via social media kanalen

• WhatsApp- en SMS-berichten

Technische gegevens:

• IP-adres

• Browsertype en -versie

• Apparaatinformatie

• Loggegevens en gebruiksstatistieken

Betalingsgegevens:

• Factuur- en betalingsinformatie (wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op)

4. Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Hieronder geven wij per doeleinde de toepasselijke rechtsgrondslag op grond van artikel 6 AVG aan:

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG):

• Leveren en beheren van onze AI-communicatiediensten

• Verwerken van klantcontact via telefoon, chat, reviews en social media

• Verwerken van betalingen en facturering

• Verlenen van technische ondersteuning

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG):

• Verbetering en doorontwikkeling van onze diensten op basis van geanonimiseerde gebruiksdata

• Beveiliging van onze systemen en het voorkomen van fraude

• Verzenden van relevante service-mededelingen aan bestaande klanten

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG):

• Voldoen aan fiscale bewaarverplichtingen

• Naleving van overige wettelijke verplichtingen

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG):

• Verzenden van commerciële e-mailcommunicatie en nieuwsbrieven

• Plaatsen van niet-functionele cookies

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. HeyLuna als verwerker

Voor zover HeyLuna in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens verwerkt van de eindgebruikers (klanten) van haar opdrachtgevers, treedt HeyLuna op als verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 AVG.

In die hoedanigheid:

• Verwerkt HeyLuna uitsluitend persoonsgegevens conform de schriftelijke instructies van de opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke)

• Treft HeyLuna passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens

• Stelt HeyLuna de opdrachtgever in staat te voldoen aan zijn verplichtingen jegens betrokkenen

• Informeert HeyLuna de opdrachtgever zonder onredelijke vertraging bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens

Indien vereist, wordt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gesloten die integraal onderdeel uitmaakt van de overeenkomst tussen HeyLuna en de opdrachtgever.

6. Bewaartermijnen

HeyLuna bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. Wij hanteren de volgende richtlijnen:

• Klantgegevens en contractinformatie: 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht)

• Communicatielogboeken via de diensten: maximaal 12 maanden, tenzij de opdrachtgever een kortere termijn instrueert

• Gegevens van websitebezoekers en contactformulieren: maximaal 2 jaar

• Sollicitantengegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming is verleend voor langere bewaring

7. Verstrekking aan derden en internationale doorgifte

HeyLuna verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen gebruikmaken van de volgende categorieën subverwerkers:

• Aanbieders van cloudinfrastructuur en hostingdiensten

• Leveranciers van telefoniediensten en VoIP-platformen

• Betalingsverwerkers

• CRM- en agendakoppelingen op verzoek van de opdrachtgever

Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die een passend beschermingsniveau waarborgen.

Bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zorgt HeyLuna voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG, zoals standaard contractbepalingen (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

HeyLuna treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van gegevens in transit (TLS/SSL) en in rust

• Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe

• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en penetratietests

• Incidentresponsbeleid en procedures voor datalekken

• Bewustwordingstraining voor medewerkers

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens) binnen 72 uur informeren en u, indien vereist, zonder onredelijke vertraging op de hoogte stellen.

9. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u heeft het recht te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken

• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u heeft het recht onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren

• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): u heeft het recht uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen zich daartegen verzetten

• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u heeft het recht de verwerking te laten beperken in bepaalde omstandigheden

• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG): u heeft het recht uw gegevens in een machine-leesbaar formaat te ontvangen

• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u heeft het recht bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang

• Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG)

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via info@heyluna.nl. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe of meervoudige verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen, waarvan wij u tijdig op de hoogte zullen stellen.

Wij zijn gerechtigd uw identiteit te verifiëren alvorens uw verzoek te behandelen.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet rechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.

• Analytische cookies: voor het meten van websitebezoek en gebruikersgedrag (geanonimiseerd). Hiervoor vragen wij uw toestemming.

• Marketingcookies: voor gepersonaliseerde advertenties en retargeting. Hiervoor is uw uitdrukkelijke toestemming vereist.

U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via onze cookiebanner of de instellingen van uw browser.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

HeyLuna behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wij adviseren u dit beleid regelmatig te raadplegen. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u actief informeren via e-mail of een melding op onze website.

De datum van de meest recente versie staat vermeld bovenaan dit document.

12. Contact en klachten

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

HeyLuna — Privacyzaken

E-mail: info@heyluna.nl

Website: heyluna.nl

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Telefoon: 088 – 1805 250